📏Ящики для холодных рассылок: 9 коротких правил

От почтовых ящиков зависит, сколько писем дойдёт до получателей и не попадёт в спам. Ниже — девять правил, на которых держится почтовая инфраструктура для холодных рассылок. Ящики Google Workspace, созданные через Trigga, уже соответствуют им. Если создаёте ящики сами, проверьте себя по списку.

Где создавать ящики

1. Берите Яндекс 360 или Google Workspace

Это самые надёжные провайдеры корпоративной почты: у их серверов хорошая репутация, почта работает стабильно, а ящики не блокируют без причины. Почта у хостеров и регистраторов (Beget, Reg.ru, Timeweb, Spaceweb и другие) кажется выгоднее, но письма с неё заметно чаще оказываются в спаме — и рассылка не приносит ответов. VK Workspace мы не советуем из-за сложного процесса создания ящиков, невысокой доставляемости и частых проблем с блокировками ящиков.

2. Не подключайте личные бесплатные ящики

Адреса на @mail.ru, @yandex.ru или @gmail.com не предназначены для деловой переписки с незнакомыми людьми. Почтовые сервисы строже ограничивают с них отправку, быстро отправляют такие письма в спам и могут заблокировать ящик. Получателю письмо от компании с личного адреса тоже внушает меньше доверия, чем письмо с корпоративного домена.

3. Не используйте основной домен компании

Холодная рассылка нагружает репутацию домена. Если что-то пойдёт не так — например, в базе окажется много несуществующих адресов, домен может потерять доставляемость. Тогда в спам начнут попадать и обычные письма сотрудников: клиентам, партнёрам, бухгалтерии. Поэтому для рассылок регистрируют отдельные домены.

4. Регистрируйте домены, похожие на основной

Домен для рассылки должен напоминать домен компании, например triggaservice.ru для trigga.ru: так получатель сразу понимает, от кого письмо, и больше ему доверяет.

Ещё несколько требований:

• без цифр и дефисов — почтовые сервисы относятся к таким доменам с подозрением и занижают их репутацию;
• в зоне .ru — у неё хорошая доставляемость и низкая цена; в зоне .com доставляемость может быть немного выше.

Кто отправляет письма

5. Создавайте именные ящики

Общие адреса вроде info@company.ru или sales@company.ru выглядят как массовая рассылка: на них реже отвечают, а получатель может воспринять письмо как рекламу. Подробнее о том, почему это важно, — в статье Почему аутрич легален. Выберите сотрудника, от имени которого пойдут письма и который будет общаться с клиентами, — например, основателя или директора по продажам. Имя и фамилия отправителя должны совпадать с адресом.

Например, для Ивана Иванова, директора по продажам, подойдут адреса:
i.ivanov@company.ru
ivanov.i@company.ru
ivan.ivanov@company.ru

6. Создавайте все ящики на одного сотрудника

Рассылка идёт сразу с нескольких ящиков, вы легко запутаетесь в составлении писем или в ответах, если запустите аутрич от разных имён. Если все ящики принадлежат одному человеку, для получателя отправитель всегда один и тот же, а вам проще вести переписку.

Сколько отправлять

7. Не больше 30 писем в день с ящика и 100–120 с домена

Почтовые сервисы следят за тем, сколько писем уходит с ящика и с домена. Резкий или слишком большой объём — типичный признак спама, письма начинают попадать в спам у всех получателей. Поэтому ориентир — до 30 писем в день со своего ящика и не больше 100–120 писем в день со всего домена.

У ящиков Google Workspace, созданных через Trigga, лимит выше — до 100 писем в день. Если нужно отправлять больше, подключите дополнительные ящики, а не повышайте лимит.

8. Создавайте 3–4 ящика на одном домене

Это правило следует из предыдущего: 4 ящика по 30 писем — как раз 120 писем с домена в день. Если ящиков на домене больше, домен превысит безопасный объём и может навсегда потерять доставляемость. Ящики Trigga устроены иначе: на каждом домене один ящик, который отправляет до 100 писем в день.

Перед запуском

9. Прогревайте ящики 7–14 дней и не выключайте прогрев

У нового ящика нет репутации, и почтовые сервисы не доверяют его письмам. Прогрев постепенно повышает её: ящик ежедневно обменивается письмами с другими ящиками, и почтовые провайдеры видят, что его письма открывают и на них отвечают. Запускайте рассылку, когда ящик получит статус «Готов к рассылке», а прогрев после запуска не выключайте — он поддерживает репутацию. Подробнее — в статье Что такое прогрев почтовых ящиков.

Сколько ящиков нужно

Количество ящиков зависит от тарифа и от того, сколько писем в цепочке. Для цепочки из 3 писем:

Что дальше

Создать ящики можно двумя способами:

• через Trigga — сервис сам подберёт и зарегистрирует домены, создаст ящики Google Workspace, настроит DNS-записи и запустит прогрев;
• самостоятельно в Яндекс 360 — пошаговая инструкция от покупки доменов до подключения ящиков к Trigga.